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三大筆記工具介紹,
幫助你建立個人資料庫

2020 年 8 月 28 日

上一篇說完了設計師為什麼應該建立自己的個人資料庫,但是我們到底有那些工具可以幫我們建立呢?

我自己陸陸續續用筆記工具也快兩年的時間,期間也換過不同的工具,今天就來跟大家聊聊到底有那些工具可以幫助我們建立資料庫,以及它們的優缺點吧~

關於為什麼要建立個人資料庫可以看:
別當佛系設計師,五個你該開始建立個人資料庫的原因

紙本筆記本

相信大家聯想到筆記,最直觀的應該就是筆記本了,隨手可得,而且沒有什麼學習難度,會寫字就可以使用它。

但是我們從小到大做了這麼多筆記,如果你今天突然想到你國中好像有學過一個很有趣的理論,想把那則筆記找出來,想必是難上加難,這就是紙本筆記的壞處,當筆記很大量時,你很難有系統地去整理,或是快速找到你想要的筆記。

但這不代表紙本筆記不重要,我即使已經很習慣用數位筆記軟體,但在某些需要快速紀錄時,我還是會使用紙筆,而且不知道大家有沒有這種感覺,用手寫下來時就會有一種安心感,所以紙本筆記雖然不是主要,但它還是有它的地位在。

優點:
1.容易取得與學習
2.自由度較高
3.手寫本身的觸感

缺點:
1.不易系統化整理
2.容易遺失
3.無法儲存數位資訊

各類靈感網站

舉凡像Pinterest或是Behance都有類似的的功能,在你看到喜歡的作品,你都可以選擇把他們儲存起來,甚至分門別類。

我在大學時都是使用這個方法,但後面就發現一件事,這些作品高機率看過一次就不會再看了,或是在完成當下的案子後,它在被翻到的機率就很低,而且網站基本上只有收集功能,不太能記錄我看到時的想法,或是讓我蒐集的東西變成主動來提供靈感,所以到後面我都會用靈感網站找,再運用他們的蒐集系統彙整,最後在把他們蒐集到我自己的熱人操作系統中。

優點:

1.操作直觀,喜歡直接存
2.可以分門別類,稍具系統性
3.本身與尋找靈感的地方統一,不會遺失

缺點:

1.只能收集,筆記方面功能較為薄弱
2.很常成為一次性筆記
3.只能蒐集該網站的資訊

筆記軟體

這個類別是我自己最多心得的一塊,那時因為電腦玩物,而發現筆記軟體這個神奇的東西後,其他的東西對我來說就有如浮雲。

一個好的筆記軟體,不但能整合建立你的個人靈感庫,還能用來專案管理,時間管理,生活管理,簡單說如果用的好,它可以成為你的第二顆大腦,幫你管理所有複雜的事,讓你的大腦好好休息。

接下來我會分享自己使用過的兩個筆記軟體。

1.Evernote

第一個是大名鼎鼎的Evernote,兩年前因為電腦玩物大大的推薦開始使用,也開啟了我數位管理自己的不歸路。

Evernote本身主打的就是它的搜尋功能,只要你存進去的東西,不論關鍵字是在標題、內文、甚至連你放進來的office文件裡面有關鍵字它都會幫你搜尋,所以筆記基本上不用整理,你就可以打造出一個自己專屬的google。

而且因為Evernote已經是個老牌子,資料消失事件我自己是完全沒有聽說過,加上與手機還有其他行動裝置的串聯,完全不用怕臨時需要資料會無法取得。

那這時可能有人會好奇,那這東西會不會很難學,其實不會,你就把它想像成一個具有搜尋跟分類系統的筆記本就好,Evernote本身沒有什麼花俏的功能,就是筆記,只是要怎麼建立自己的系統,這部分可能要稍微學習一下,但這東西就是一生的課題,沒有哪個筆記軟體會事先幫你規畫好的。

說了這麼多好處,但其實我現在自己已經沒有在使用Evernote,因為它不是沒有缺點的,像是介面的問題,剛剛說過它就是功能取向,所以介面實在有點沒設計感,這對身為設計師的我們真的很痛苦。

再來,你如果是個整理控可能會不太適合,因為Evernote分類有層數限制,最大是記事本堆疊,裡面是記事本,最裡面是筆記,所以如果你想創造很多層的筆記分類,可能就不容易。

還有如果你如果使用免費版,每個月可以使用的上載容量有限制60MB,付費的話價格是一年1500,也不太親民其實。

最後就是筆記總表的問題,它都是一則一則的筆記,你今天如果想要創立一個目錄,就要特別開一則筆記去連結全部,真的很麻煩,所以大部分時間都很亂,我自己看了就會十分煩躁。

優點:
1.強大的搜尋筆記功能
2.完全與任何移動裝置同步
3.容易學習
4.蒐集網路上的資料很容易(有google擴充)
5.可以上傳各式檔案,當雲端硬碟用

缺點:
1.介面稍微陽春了點
2.筆記功能單純,沒有附加其他功能
3.無法創造多層分類
4.如果是大量使用需要付費,價格也不太親民

2.Notion

其實關注這個軟體很久了,但之前一直怕換筆記系統這件事會很麻煩所以遲遲沒換,直到兩個月前努力了一星期換過去,一換過去真的驚為天人啊!

可以自行設計的介面,各種不同的筆記功能,完全可以理解為什麼一個2016年才出的筆記軟體可以撼動數位筆記圈的大老Evernote,就連我自己目前也都是Notion的愛好者。

基本上上面所說Evernote有的基本功能它都有,但Notion的介面我覺得更適合設計師,而且它對於整理控來說更是一大福音,它的概念是每一個筆記都是一個模塊,你可以隨意地在筆記裡再增加新的筆記頁面,也可以輕鬆開一則筆記,用它提供的功能篩選出你想要看到的筆記,之後只要符合你設定條件的筆記都會被一起統整起來,而且它的整理功能基本上跟EXCEL沒有兩樣,你可以加總,也可以使用公式,是個功能很多,自由度也很高的筆記系統。

因為有這麼好的統整系統,所以在蒐集靈感時就十分方便,藉由不同的標籤,你可以在你思考新的設計案時,讓那些筆記主動出現在你專案的筆記頁面,讓你的筆記從被動變為主動。

還有一件最讚的事,就是基本上NOTION是個免費的軟體,除非是要多人共用,不然我用到現在都還不需要付費呢!

雖然NOTION這麼好,但也不是完全沒有缺點,因為它本身功能很多,在開啟時速度會比較慢一些,但我自己認為是還在可以接受的範圍,而且因為功能多,剛開始接觸學習就會比較吃力一點,還有就是它的搜尋功能沒有Evernote那麼強大,中文搜尋也有點差強人意,但畢竟是新出的軟體,之後總還是會越來越好,我自己是非常的期待,也推薦給大家,之後可能會特別寫一系列的Notion的教學文。

優點:
1.可以自行設定介面
2.有非常多的功能,很適合系統化自己的筆記
3.可以有無限分層的分類系統
4.可以自由地給筆記加上任意屬性,方便之後分類
5.免費(還是有付費方案,但免費版已經非常夠用)

缺點:
1.開啟速度稍慢
2.初期學習不易
3.搜尋功能沒有Evernote那麼好

結論

看完上面的介紹,你自己目前是使用甚麼樣的靈感蒐集系統呢?

其實筆記這種東西,最重要的就是在我們需要的時候能夠幫助我們,我也只提出了一小部分自己曾使用過的方式,如果你現在的筆記系統已經用的非常順手,所記下的靈感也都在設計上能幫助你,那對你來說就是最後的筆記系統了。

在思考自己想用哪個筆記系統之前,或許可以先思考自己做筆記的用意跟目的到底是什麼?或許可以更精準地找出適合自己的方式。

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